Una de las medidas principales que trajo la Ley Crea y Crece es la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos en España, independientemente de su tamaño o sector. Esta situación ha puesto en alerta a pymes y autónomos que ven como deben adaptar su contabilidad en los próximos meses.
A partir de la publicación de la Orden HAC/1177/2024, se establece que tanto pymes como autónomos deberán contar con programas que garanticen la integridad, autenticidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esto implica que cualquier software que utilicen debe cumplir con una serie de condiciones estrictas para ser considerado legal ante la Agencia Tributaria.
Los programas de facturación, además de generar un registro de alta por cada entrega de bienes o servicios, deben contar con funcionalidades específicas para asegurar que los datos de facturación no puedan ser alterados. Esto incluye la generación de una huella digital (hash encadenado) que garantiza que cualquier modificación en una factura será detectada. La implementación de este tipo de medidas exige una actualización o sustitución de los softwares actuales, lo que supone una inversión tanto económica como de tiempo para pymes y autónomos, que deben adaptarse al nuevo marco regulatorio antes del plazo establecido en julio de 2025.
Para cumplir con estos requisitos, las pymes y autónomos necesitan un asesoramiento actualizado y especializado que les permita elegir los programas de facturación adecuados y operar conforme a la legislación. En este contexto, los gestores administrativos ofrecen una solución óptima para que los empresarios se aseguren de que su contabilidad está alineada con los requisitos de la normativa actual, evitando sanciones que pueden llegar hasta los 50,000 euros.
Cómo adaptarse a la nueva facturación
Uno de los mayores retos para pymes y autónomos frente a la obligación de la facturación electrónica es la adaptación a los nuevos sistemas de contabilidad y facturación digital.
Los expertos recomiendan contar con la ayuda de una gestoría administrativa para guiar a los empresarios en la correcta implantación de estos sistemas, ayudándoles a comprender cada paso y recomendándoles los programas que mejor se adapten a su tipo de negocio.
Un gestor administrativo puede ofrecer a las empresas la tranquilidad de que su contabilidad está en manos de un experto. Entre sus servicios, destaca el asesoramiento en la selección de software de facturación certificado, un proceso que no solo implica la adquisición de un programa legal, sino también la revisión continua para garantizar que el software esté en cumplimiento constante de la normativa y sus posibles actualizaciones. Además, los gestores administrativos facilitan la gestión de la relación con Hacienda y están al tanto de cualquier cambio en la normativa que pueda afectar la facturación y contabilidad de la empresa.
La Orden HAC/1177/2024 detalla los requerimientos que deben cumplir los sistemas de facturación en cuanto a la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Las facturas deberán de incluir obligatoriamente un código QR para su verificación en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), en sustitución de la representación gráfica de la factura. Este sistema será identificado por la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o el distintivo “VERI*FACTU”.
Requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación
La norma especifica que los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con ciertas capacidades. Primero, deben poder conectarse a Internet y gestionar certificados electrónicos para autenticarse ante la AEAT, permitiendo la transmisión segura de los registros de facturación. Estos sistemas también deben responder a solicitudes de información de la Administración, procesando las respuestas adecuadamente.
Entre las características esenciales, los sistemas deben garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros mediante la generación de una huella digital o “hash” para cada factura, la verificación de este “hash”, y la firma electrónica de los registros. Además, si el sistema detecta alguna irregularidad que comprometa la integridad de los registros, debe activar una alarma inhabilitable hasta solucionar el problema. También deben poder realizar comprobaciones de la cadena de registros.
Para asegurar la trazabilidad, cada registro de facturación debe enlazarse con el anterior en la cadena mediante una serie de datos específicos: el NIF del emisor, el número de serie de la factura anterior, la fecha de expedición y los primeros 64 caracteres del “hash” del registro previo. Esta cadena debe poder seguirse en ambas direcciones, y el sistema debe detectar cualquier incidencia que comprometa esta trazabilidad.
Los registros de facturación generados deben conservarse de manera accesible y legible, ya sea dentro del propio sistema o en un soporte externo de almacenamiento en un formato electrónico que facilite su consulta. Además, el sistema debe permitir la exportación de estos registros, garantizando que dicha copia externa sea fidedigna y notifique cuando los registros exportados dejen de estar conservados en el sistema original. La exportación debe ser independiente de las políticas de copias de seguridad, y el usuario del sistema debe asegurar la accesibilidad de los registros por el tiempo que exige la normativa.
Ventajas de la digitalización para pymes y autónomos
La implementación de la factura electrónica, aunque supone un esfuerzo inicial para las pymes y autónomos, también puede traducirse en ventajas competitivas a largo plazo. Los sistemas de facturación electrónica permiten una gestión más rápida y eficiente de las transacciones, lo que facilita el seguimiento de las ventas, mejora la seguridad de los datos y reduce el riesgo de errores. Con un sistema adecuado y el respaldo de un gestor administrativo, las empresas no solo cumplen con la normativa, sino que también optimizan sus procesos contables, permitiéndoles dedicar más tiempo a sus actividades productivas.
Además, la factura electrónica permite a las pymes mejorar su transparencia financiera, un aspecto clave para quienes buscan acceder a oportunidades de financiación o colaboración con otras empresas. Un registro de facturación claro y detallado contribuye a la credibilidad de la empresa y le abre puertas a una mayor integración con el entorno digital, algo que será cada vez más necesario para las relaciones B2B en España.
En el actual contexto de transformación digital y regulaciones estrictas, el rol de un gestor administrativo se vuelve crucial para las pymes y autónomos que desean asegurar el cumplimiento normativo. La Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece han introducido sanciones significativas para quienes no adapten sus programas de facturación, y la responsabilidad no solo recae en los desarrolladores del software, sino también en los empresarios que los utilizan. Los gestores administrativos no solo supervisan la adecuación de estos programas, sino que también se aseguran de que se respeten todos los plazos y requisitos, evitando multas que pueden resultar muy perjudiciales para un pequeño negocio.
Con plazos de adaptación que se extienden hasta mediados o finales de 2025, la intervención de un gestor administrativo puede significar la diferencia entre un cumplimiento proactivo y una adaptación tardía. Estos profesionales mantienen a las empresas informadas sobre las normativas vigentes, ofrecen soluciones prácticas y personalizadas, y asumen el seguimiento de las obligaciones fiscales y contables de las empresas, liberando a los empresarios de una carga administrativa que puede resultar abrumadora.
